Databeheer

De uitspraak “we hebben de data voor 90% op orde” horen we veel. Maar is dat voldoende voor een betrouwbare onderbouwing van financiële middelen en capaciteiten? Dat ligt er maar net aan.

Een voorbeeldvraag uit de praktijk: Wat kost het jaarlijkse onderhoud van de bomen in mijn gemeente? Deze vraag lijkt simpel, maar is dat niet. Als u maar 90% van het areaal hebt vastgelegd, welke 10% is dan niet vastgelegd? Wat is de staat van het snoeionderhoud van die 10%? Is er onderscheid is gemaakt in type boom (vrijuitgroeiende boom, niet vrijuitgroeiend, laanboom- of  knotboom enz.). Als u deze informatie niet heeft kunnen de uitkomsten van financiële berekeningen een te rooskleurig beeld geven. Daarbij zijn de resultaten zeker minder betrouwbaar, dan wanneer u het areaal compleet en actueel zou hebben.  De adviseurs van de DG Groep geven u dan ook als tip: 

• Behandel uw beheerdata als een asset. Bepaal een goed beheerproces, leg eigenaarschap, taken, rol en verantwoordelijkheid vast. Zorg voor besef en betrokkenheid in de organisatie. Controleer regelmatig het proces en de (kwaliteit) van de data en stuur bij waar nodig.
• Bepaal aan de hand van de beheerprocessen wat de informatiebehoefte is en welke data daarvoor nodig is. Leg alleen de benodigde data vast en voorkom het vastleggen en beheren van overbodige data. Als u te veel data vastlegt, moet u deze ook actueel houden.

Beheerdata zijn echt waardevol als u deze ook daadwerkelijk beheert. Een databeheerder en een goed beheersysteem, zoals gisib, zijn hierbij onmisbaar. 

Capaciteit beschikbaar?

Is er een databeheerder aanwezig en heeft die voldoende capaciteit om mutaties te verwerken? Bij veel gemeenten is dit een probleem. Het is soms uitdagend om de juiste mensen te vinden die goed met een beheersysteem kunnen werken. Daarnaast is het belangrijk dat er een goede samenwerking is tussen de buitendienst, de assetbeheerder en databeheerder. Hierbij is het van belang dat er heldere afspraken zijn over hoe mutaties aangeleverd moeten worden. Een opmerking als “dit klopt niet" is namelijk niet te verwerken als mutatie. Het is belangrijk om duidelijk aan te geven wat de databeheerder moet wijzigen. Als een vak van bodembedekkers is gewijzigd naar gazon of als een vak van vorm veranderd dan is het goed om op tekening of digitaal aan te geven wat er veranderd.